Das kollektive interne Wissen der Mitarbeiter ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens. Auch wenn es schwer zu quantifizieren ist, ist es dennoch entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens.
Das Problem ist, dass internes Wissen oft nur in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert wird. Wenn es überhaupt eine Dokumentation dieser Informationen gibt, sind sie wahrscheinlich in E-Mail-Threads, Slack-Kanälen oder einem anderen Kommunikationssystem, das Sie möglicherweise verwenden, vergraben. Da es keinen zentralen Knotenpunkt für Unternehmensunterlagen gibt, verbringen die Mitarbeiter unnötig Zeit und Energie damit, die benötigten Daten zu suchen.
Also, wie gehen Sie vor, um dieses Problem zu lösen? Die Lösung besteht darin, alle Ihre Informationen in einer einzigen Ressource zu zentralisieren, auf die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können, wenn sie eine Frage haben. Zum Glück für Sie werden wir in diesem Artikel erklären, wie Sie genau das erreichen können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie man Gutes schafft interne Dokumentation.
Setzen Sie sich ein bestimmtes Ziel
Die Identifizierung Ihres Endziels für die interne Dokumentation ist der erste Schritt. Dinge wie besseres Wissensmanagement, gesteigerte Produktivität und einfacherer Informationsaustausch sind Beispiele dafür.
Bei der Entwicklung der Dokumentation ist Teamwork gefragt. Daher müssen alle auf der gleichen Seite sein. Jeder, der bei der Dokumentation hilft, sollte in Bezug auf die Ziele des Projekts geschult werden, damit er effizienter beitragen kann. Um das gesamte Dokumentationsprojekt zu rationalisieren, sollten Sie die Verwendung von Dokumentationswerkzeuge um alles effizienter zu organisieren.
Erstellen Sie ein Framework für den Navigationsinhalt der Website
Hinter jeder erfolgreichen Wissensmanagement-Initiative sollten ein Plan und ein Rahmen stehen. Ihre interne Dokumentation wird höchstwahrscheinlich die Form einer Wissensdatenbank mit Abschnittsüberschriften haben, die Ihnen helfen, die von Ihnen erstellten Seiten zu kategorisieren.
Sortieren Sie Ihre Informationen und denken Sie sich logische Kategorien aus, in die Sie zusammengehörige Informationen einordnen können. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich leicht im Layout zurechtzufinden, also vermeiden Sie es, zu viele Unterkategorien zu erstellen. Behalten Sie in Ihrer Wissensdatenbank ein übersichtliches Framework bei, damit Ihre Mitarbeiter die erforderlichen Informationen leicht finden können.
Vorlagen erstellen
Das Erstellen von Vorlagen ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Ihre Dokumente konsistent sind, unabhängig davon, wer sie erstellt. Ein Inhaltsverzeichnis, Überschriften und Unterüberschriften sowie eine Einleitung und ein Schluss sollten enthalten sein, damit sie einfach mit relevanten Informationen ausgefüllt werden können, anstatt die Dokumente jedes Mal von Grund auf neu schreiben zu müssen.
Verbringen Sie etwas Zeit damit, Dokumentvorlagen zu erstellen, die jeder verwenden kann. Diese können in Ihrer Wissensdatenbank abgelegt und bei Bedarf wiederverwendet werden.
Brainstorming für Ideen
Jetzt kommt der lustige Teil. Um zu entscheiden, welche Arten von internen Dokumenten Sie in Ihre Wissensdatenbank aufnehmen sollten, müssen Sie eine Gruppe von „Wissenschampions“ zusammenstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie Vertreter aller Abteilungen versammeln, da sie unterschiedliche Ideen an den Tisch bringen. Denken Sie jedoch daran, dass die Meinung aller zwar wertvoll ist, es aber auch wichtig ist, nicht zu viel zu dokumentieren.
Markieren Sie wichtige Details
Mit den besten Wissensdatenbankprogrammen können Sie entscheidende Details mit unverwechselbarer Formatierung hervorheben. Typischerweise werden sie durch eine kontrastierende Hintergrundfarbe vom Rest des Textes abgesetzt, um ihren Inhalt besser hervorzuheben.
Beim Schreiben technischer Dokumentation ist es äußerst wichtig, wichtige Warnhinweise einzuschließen, die die Mitarbeiter lesen sollten, bevor sie fortfahren. Dies hilft Ihnen, technische Probleme und mögliche Systemabstürze zu vermeiden.
Fügen Sie Verweise auf verwandte Artikel hinzu
Das Suchtool Ihrer Wissensdatenbank ist nicht die einzige Methode, mit der Mitarbeiter nach nützlichen Dokumenten suchen. Ihre Mitarbeiter können die benötigte Dokumentation besser finden, wenn Sie in Ihren Inhalten Links zu verwandten Themen bereitstellen.
Wenn Dokumente gut verknüpft sind, wird es für Mitarbeiter viel einfacher, in Ihrer Wissensdatenbank zu navigieren und sie zu ihrem Vorteil zu nutzen. Dies wird den Nutzen des Standorts steigern und die Produktivität erheblich steigern.
Überprüfen Sie Dokumente mit Kollegen
Sobald Ihre Arbeit abgeschlossen ist, sollten Sie sie erhalten von Ihren Kollegen überprüft Korrektheit zu gewährleisten. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Dokumente auf dem neuesten Stand sind, benötigen Sie Mitarbeiter aus allen Abteilungen, die sie durchgehen, einschließlich Experten in verwandten Bereichen und Personen, die die Dokumentation verwenden werden.
Auch wenn Sie viel Zeit damit verbringen, makellose Dokumente zu erstellen, kann Ihnen ein frisches Augenpaar immer dabei helfen, es bis zur Perfektion zu polieren.
Abschließende Überlegungen
Ihre Mitarbeiter müssen das Rad dank all der hilfreichen Informationen, die Sie darin dokumentiert haben, nicht mehr neu erfinden. Wenn wichtige Mitglieder Ihres Teams sich entscheiden, andere Möglichkeiten zu verfolgen, sollten Sie nicht ausflippen. Sie haben nun Zugriff auf einen Pool an unternehmensspezifischem Wissen, aus dem Sie und Ihre Kollegen schöpfen können, was zu mehr Effizienz und Produktivität führen soll.
