Die idealen Kunden bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihr Fachwissen gegen eine faire Vergütung Ihrer Arbeit zu nutzen. Egal, wie gründlich Ihr Überprüfungsprozess auch sein mag, die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass die Bezahlung zum Problem wird. Ein Verständnis für Tonfall, Übermittlung und Absicht hilft Ihnen, Zahlungslücken zu schließen und Ihre wertvollen Kundenbeziehungen zu verbessern. Erweitern Sie Ihren Geschäftssinn und lernen Sie, wie Sie nicht zahlende Kunden elegant weiterleiten, ohne sich alle Chancen zu verbauen.
1. Rechnungserinnerungen und Eskalationen automatisieren
Schaffen Sie eine Grundlage für die automatische Bezahlung durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware für Fakturierung. Integrieren Sie Ihre bestehenden Zahlungsbedingungen in Übereinstimmung mit Ihren Kundenvereinbarungen und automatisieren Sie Erinnerungen für anstehende und überfällige Rechnungen
Bei Kunden, die mit Zahlungen im Rückstand sind, können Sie in Ihrem Rechnungsdesign Eskalationen verwenden, um deren Wichtigkeit und Dringlichkeit hervorzuheben. Bieten Sie eine Reihe von Zahlungsoptionen an, um Ihren Kunden die Zahlung zu erleichtern, auch per Kreditkarte. In manchen Fällen sind Kartenzahlungen einfacher auszuführen als Schecks, die die Ursache für verspätete Zahlungen sein können.
2. Etablieren Sie einen freundlichen, persönlichen Kommunikationsrhythmus
Unabhängig davon, welches Endprodukt oder welche Dienstleistung Sie anbieten, sind Sie im Beziehungsgeschäft tätig. Investieren Sie in den Aufbau eines guten Verhältnisses zu Ihren Kunden während Ihrer gesamten Zusammenarbeit, um den Kommunikationsfluss zu verbessern.
Sprechen Sie im Laufe des Monats regelmäßig mit Ihren Kunden, um zu erfahren, wie es ihnen geht und wie Sie sie unterstützen können. Sprechen Sie über das Geschäftliche, fragen Sie aber nach einem Update zum letzten Urlaub oder zur Fußballmeisterschaft ihrer Kinder. Wenn es an der Zeit ist, nach der überfälligen Zahlung zu fragen, ist der Kommunikationskanal bereits geöffnet.
3. Seien Sie klar und direkt
Sie haben keine Zeit, um den heißen Brei herumzureden, aber wenn es um Geld geht, müssen Sie eine Balance finden. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Frage klar und direkt zu stellen, und gehen Sie dabei immer von positiven Absichten aus. Es kann gute oder verständliche Gründe dafür geben, warum sie mit Zahlungen im Rückstand sind, und eine freundliche Erinnerung kann willkommen sein.
Ihr Kundenbetreuer ist möglicherweise nicht für die Zahlungseinreichung zuständig und Ihre direkte E-Mail-Nachricht bringt die Dinge voran. Geben Sie eine Begründung für Ihre Nachricht an, z. B. dass Sie gerade die Monatsabrechnung abschließen oder Ihre Lieblingskonten überprüfen.
4. Nutzen Sie mehrere Kanäle, um die Botschaft zu vermitteln
Es gibt Leute, die keinen Posteingang haben, und es gibt Leute, deren Posteingang als Horter markiert werden sollte. Ihr Kunde wird möglicherweise nicht mit Ihrem Rechnungskanal synchronisiert, daher ist es wichtig, den von ihm bevorzugten Kanal zu berücksichtigen.
Wenn Ihre Buchhaltungssoftware die Rechnungsstellung automatisiert, stellen Sie sicher, dass die Empfängerdaten mit dem richtigen Ansprechpartner bei Ihrem Kunden übereinstimmen. Richten Sie eine schriftliche Rechnungserinnerung für Rechnungen ein, die seit einer bestimmten Anzahl von Tagen überfällig sind, sodass diese mit dem richtigen Adressblock auf dem Schreibtisch des CFO landen können. Schließlich kann ein Telefonanruf beim Buchhaltungsteam Ihres Kunden den Leuten, die für die Rechnungsstellung zuständig sind, einen ernsthaften Anstoß geben.
5. Optionen für True-Up-Konten anbieten
Flexibilität ist eine Form der Gnade, die immer geschätzt wird, und wenn Sie sie Ihren Kunden gegenüber zeigen, können sie ihnen mit Empathie helfen. Zahlungsrückstände können peinlich sein, selbst wenn es ein ehrlicher Fehler ist. Indem Sie Ihren Kunden Optionen bieten, geben Sie ihnen den Vertrauensvorschuss und erhöhen Ihre Chancen, bezahlt zu werden.
Verwenden Sie Ihre Rechnungssoftware, um Zahlungsartenoptionen zu aktualisieren, den Zahlungsbetrag aufzuteilen oder die Zahlungsbedingungen zu verlängern. Diese Optionen können kombiniert oder gepaart werden, um Ihren Kunden jetzt oder langfristig mehr Flexibilität zu bieten.
6. Erscheinen Sie für einen spontanen Besuch
Ein ungeplanter Besuch muss sich nicht wie eine Szene aus einem Gangsterfilm anfühlen, kann aber genauso effektiv sein. Kommen Sie mit einer guten Geschichte, einem Büro-Schmankerl oder einem arbeitsbezogenen Gewinn für Ihre Kunden vorbei, der über einen Willkommensschalter verfügt. Eine Schachtel Donuts ist immer ein Hit und Ihre Anwesenheit vor Ort muss nicht mit einer Rechnungserinnerung einhergehen.
Wenn Sie persönlich erscheinen und einen positiven Grund für Ihr Kommen haben, fällt Ihnen automatisch Ihre übrig gebliebene Rechnung ein. Wenn Sie keine Backwaren mögen, bringen Sie die neuesten Kampagnenmetriken in einem schönen Ordner oder gedruckte Korrekturabzüge zur Überprüfung mit.
7. Drücken Sie Empathie und Verständnis aus
Freundlichkeit gewinnt im Geschäftsleben und im Privatleben, also machen Sie es zu Ihrem Hauptziel, mit Empathie zu führen. Seien Sie sanft in Ihrer Art und versuchen Sie, eine Verbindung zu der Person auf der anderen Seite aufzubauen, bevor Sie mit dem Geschäft beginnen. Betrachten Sie sie in erster Linie als Menschen und nicht als eine unbezahlte Rechnung.
Fragen Sie: „Bei welchen Leistungen können wir Ihnen helfen?“ und „Was bereitet Ihnen derzeit am meisten Stress?“ Hören Sie dann einfach zu, warten Sie auf die Antwort und halten Sie sie am Reden. Zu Hause kann es schwierig sein, das Geschäft kann in Schwierigkeiten stecken und verspätete Zahlungen sind nur ein Warnsignal.
8. Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Erinnerungen
Eine Kopie einer E-Mail ist das professionelle Äquivalent zu einer Nachricht, die man in der Grundschule an die Eltern nach Hause schickt. Wenn Ihre anderen Bemühungen nicht ausreichen, ist die Weiterleitung überfälliger Rechnungen ein nützlicher und oft effektiver nächster Schritt zur Begleichung von Konten. Fügen Sie eine Kopie Ihrer Rechnung einer freundlichen und direkten E-Mail-Nachricht an Ihren Hauptansprechpartner und die wichtigsten Führungskräfte bei.
Dadurch wird Ihre Erinnerung den Personen angezeigt, die Zahlungen beschleunigen können. Wenn sich ein Problem anbahnt, kann ihre Antwort (oder das Ausbleiben einer solchen) Ihnen Aufschluss darüber geben, was Sie als Nächstes tun müssen. Wenn es eine klare Befehlskette gibt, können Sie dies mehr als einmal versuchen und dabei zusätzliche CCs hinzufügen.
9. Erwartungen und Verpflichtungen festlegen
Wenn Sie alle anderen Optionen ausgeschöpft haben, ist es an der Zeit, Ihre Geschäftsvereinbarung mit Ihren nicht zahlenden Kunden neu auszurichten und zu klären. Planen Sie ein formelleres Gespräch mit Ihrem Hauptansprechpartner, der Geschäftsleitung und sogar der Finanz- oder Rechtsabteilung, um Ihren Vertrag zu überprüfen. Bieten Sie Optionen zur Umstrukturierung oder sogar zur Beendigung des Vertrags an, wenn die Vereinbarung nicht mehr zu retten ist, unter der Bedingung der vollständigen Bezahlung der geleisteten Arbeit.
In manchen Fällen hilft ein monatliches Honorar dabei, die Betriebskosten besser zu glätten als eine variable Rechnungsstellung. Hierdurch gewinnen Sie an Vorhersehbarkeit bei den Einnahmen und einem automatisierten Inkassoprozess, der sicherstellt, dass Ihre Kundenbeziehung in gutem Zustand ist.
Fokus auf Werte und gegenseitigen Respekt
Setzen Sie überzeugende Kommunikationstechniken ein, um das Gespräch voranzubringen. Fragen Sie: „Wie zufrieden sind Sie auf einer Skala von 1 bis 10 mit unserer Arbeit?“ Sie werden sich genötigt fühlen, ihre Zufriedenheit zu beschreiben und Ihren Mehrwert zu erkennen. Indem Sie sie dazu zwingen, Ihre Arbeit wertzuschätzen, werden sie motivierter sein, Ihr Konto zu begleichen. Seien Sie geduldig, während Sie diesen Prozess durchlaufen, zeigen Sie Nachsicht und Verständnis, während Sie den Wert Ihrer Arbeit respektieren.
