Wenn Sie wie die meisten Unternehmensorganisationen sind, mussten Sie aufgrund der anhaltenden globalen COVID-19-Pandemie die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, drastisch ändern. So ist es beispielsweise nicht mehr angemessen, sich zu Firmenmeetings in großen Gruppen zu versammeln. Glücklicherweise macht es die moderne Technologie von heute einfach, mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten, auch wenn Sie sich nicht persönlich treffen können.
Hier sind fünf Tipps, die Sie bei der Durchführung eines großen Unternehmensmeetings aus der Ferne beachten sollten.
Nutzen Sie Audiokonferenztechnologie: Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie sich in großen Hörsälen versammeln, um Ihre Botschaft zu vermitteln. Die heutigen Führungskräfte nutzen Technologien, um Menschen aus der Ferne zusammenzubringen. Die Verwendung von Audiokonferenztechnologie macht es einfach, alle Personen einzubeziehen, die Sie benötigen, damit niemand Ihrer Mitarbeiter von den Kommunikationsbemühungen ausgeschlossen wird. Einige wichtige wissen Tipps für große Audiokonferenzen wird dazu beitragen, ein erfolgreiches Meeting-Erlebnis für alle Beteiligten zu unterstützen.
Stellen Sie die Referenten vor: Da es keine physische Komponente gibt, ist es wichtiger denn je, dass Sie einen guten Plan für die Einführung Ihrer Lautsprecher haben. Sie sollten Ihre Richtung und Einführung klar machen, damit die Teilnehmer einen Kontext für das haben, was sie gleich hören werden. Die Ernennung eines Zeremonienmeisters für das Treffen trägt dazu bei, die Organisation und einen guten Ablauf zu gewährleisten.
Stummschalten derjenigen, die nicht sprechen: Ein durch den Einsatz von Technologie durchgeführtes Remote-Meeting kann schnell chaotisch werden. Sie können dazu beitragen, ein fokussierteres Meeting zu fördern, indem Sie diejenigen stummschalten, die nicht sprechen. Dadurch werden Störgeräusche eliminiert, sodass die Teilnehmer ihre volle Aufmerksamkeit auf die Referenten und die präsentierten Informationen richten können. Wenn Sie diejenigen stummschalten, die nicht sprechen, können sich alle auf die sprechende Person konzentrieren, da sie nicht abgelenkt werden.
Geben Sie Ziele und eine Agenda an: Das Meeting wird wertvoller, wenn die Teilnehmer zu Beginn die Ziele kennen. Sie sollten auch jedem Teilnehmer eine schriftliche Agenda mitgeben, damit er weiß, was auf ihn zukommt. Dies wird Ihnen helfen, das Treffen zu leiten und einen Leitfaden für Referenzen bereitzustellen. Das Befolgen einer Agenda stellt auch sicher, dass wichtige Themen behandelt werden und keine Details durchs Netz gehen. Sie werden Ihre gesamte Meeting-Effizienz steigern, wenn Sie alles so gestalten, dass die Leute folgen können.
Beantworten Sie die Fragen am Ende: Es ist verständlich, dass das Meeting beim Durchblättern der Informationen Fragen der Mitarbeiter aufwirft. Geschickte Führungskräfte werden ihre Mitarbeiter nicht davon abhalten, Fragen zu stellen und Input zu geben. Das Meeting wird jedoch effizienter ablaufen, wenn Sie die Teilnehmer bitten, die Fragen bis zum Ende zu halten. Die Durchführung einer Frage-und-Antwort-Runde auf der Tagesordnung wird dazu beitragen, diese Initiative zu verwirklichen.
Lassen Sie sich nicht durch die Unfähigkeit, sich persönlich zu treffen, daran hindern, Ihre Mitarbeiter zusammenzubringen. Befolgen Sie diese fünf Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting alle seine Ziele erreicht und die Mitarbeiter sich wertgeschätzt und informiert verlassen.
