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Die Zuweisung der richtigen Personen und Arbeitspläne ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Geschäftsbetrieb. Es steigert die Produktivität und Zufriedenheit Ihres Teams, verbessert die Kundenbeziehungen und wirkt sich sogar positiv auf Ihren Umsatz aus.
TL;DR: Legen Sie Wert auf die richtige Mitarbeiterplanung – es lohnt sich.
Leider ist die Kehrseite der Medaille ziemlich verstörend.
Eine schlechte Personaleinsatzplanung führt zu unermesslichen Frustrationen und Rückschlägen, bis hin zu dem Punkt, an dem einige Unternehmen haufenweise Geld verlieren, nur um die Folgen zu bewältigen.
Wenn Sie sich fragen, wie schlechte Mitarbeiterplanung Ihrem Unternehmen schaden kann, dann lesen Sie weiter.
1. Kommunikationszusammenbruch und schlechte Zusammenarbeit
Eine schlechte Mitarbeiterplanung kann zu Kommunikationsabbrüchen und schwacher Teamzusammenarbeit führen – insbesondere, wenn Sie keine effiziente Online-Rota-System, ein Softwareprogramm, das entwickelt wurde, um Personen für bestimmte Schichten nahtlos zu organisieren, zu verfolgen und zuzuweisen. Es verfügt über Funktionen, mit denen Sie Ihren gesamten Personalplan anzeigen können, einschließlich freier Plätze und Urlaubsdaten, wodurch die Software ideal zum Erstellen und Umplanen von Schichtzuweisungen geeignet ist.
Zum Beispiel, wenn Notfälle auftreten, müssen Sie herausfinden, wie Sie den Schichttausch mit anderen Arbeitern erleichtern können, um freie Stunden zu füllen, und wie Sie die Informationen mit dem Team teilen können? Diese Herausforderungen sind ohne ein Online-Rota-System schwer zu bewältigen.
Wenn Sie ineffektive Tools verwenden, um Ihre Anfrage zu kommunizieren, kann Ihr Team leicht den Überblick über zusätzliche Schichtzuweisungen verlieren. Es kann auch zu Konflikten und psychischem Stress führen, die ihre Stimmung und Zusammenarbeit bei der Arbeit ruinieren.
Die Verwendung von Online-Rota-Systemen ist effektiver. Nehmen Stellvertreter, zum Beispiel.
Sie müssen nur das Softwaretool verwenden „Ersatz finden“ Funktion und wählen Sie aus den Auswahlmöglichkeiten die besten Mitarbeiter für diese Schicht aus. Die Personen erhalten dann automatisch per E-Mail und SMS Benachrichtigungen zu Neuzuweisungseinladungen und können entscheiden, ob sie diese nach dem First-Come-First-Served-Prinzip annehmen.
Ohne die richtigen Personaleinsatzplanungssysteme wie Stellvertreter können Sie Schichtneuzuweisungen verzögern, sie nicht genau überwachen und Schwierigkeiten haben, die Teamkommunikation zu glätten und auf dem gleichen Stand zu bleiben.
2. Workflow-Ineffizienzen
Abhängig von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens kann eine instabile Schichtplanung zu einer fehlerhaften Personalbesetzung und einem ineffektiven Skill-Mix führen. Zusammen mit der Unterbesetzung stört dies Ihre Arbeitsabläufe und verringert Ihre Effizienz und Produktivität.
Ihre Geschäftsprozesse und Abläufe folgen bestimmten Aufgaben und Abläufen, die an verschiedene Mitarbeiter entsprechend ihrer Verantwortlichkeiten delegiert werden.
Die Nichtverfügbarkeit des richtigen Personals für diese Aufgaben kann die Erfüllung der Leistungen und Ziele in verschiedenen Phasen verzögern oder deren Qualität gefährden.
Sie können einen chaotischen Geschäftsbetrieb haben, insbesondere wenn die einspringenden Mitarbeiter noch keine entsprechende Ausbildung durchlaufen haben und sich noch auf die Anforderungen der Position einstellen.
Wenn Ihre Mitarbeiter online arbeiten, Entwerfen des Workflows Ihres Remote-Teams mit undefinierten Zeitplänen macht die Durchführung Ihrer Vorgänge aufgrund der natürlichen Kommunikationsbarrieren und -herausforderungen virtueller Jobs noch problematischer.
3. Verminderte Personal- und Geschäftsleistung
Ineffiziente Wechselschichtsysteme schwächen das geistige und körperliche Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und schaden schließlich dem Ruf Ihres Unternehmens und dem Endergebnis.
Jedes Mal, wenn Sie Ihre Mitarbeiter bitten, ein paar Überstunden zu machen oder eine Schicht mit Unterbesetzung auszufüllen, nimmt ihr Engagement ab, da sie das Gefühl haben, dass sie die Last des Unternehmens ungerechtfertigt tragen. Sie erleben auch ein Gefühl der Ohnmacht und Frustration, was ihre Moral senkt und andere Mitarbeiter ansteckt.
Das Engagement dieser unmotivierten Mitarbeiter, Ihre Unternehmensziele zu erreichen, nimmt ab, was die Zusammenarbeit im Team und die Leistung untergräbt. Gegenüber Kunden verhalten sie sich distanziert und unfreundlich. Dies trauert und stößt Ihre Käufer ab und verletzt Ihr Markenimage.
Überlastung Ihrer Mitarbeiter führt auch zu körperlicher Ermüdung und Gesundheitsproblemen durch zu wenig Ruhe. Dadurch steigt die Zahl der Fehlzeiten und es kann zu Zerstreutheit, Verletzungen und Unfällen am Arbeitsplatz kommen.
Mitarbeiter können aufgrund der Trägheit des Arbeitstempos sogar ihre Leistung beeinträchtigen. Dies bedeutet, dass sie, wenn sie mehr Stunden als ihren regulären Zeitplan arbeiten, ihr Tempo verlangsamen können, um das gleiche Leistungsvolumen wie in ihren normalen Schichten zu erzielen, insbesondere wenn sie von der Erfüllung der Aufgaben anderer Arbeiter als Voraussetzung für ihre Aufgaben abhängig sind.
Bei Mitarbeitern mit mehreren Kurzzeitprojekten und Teilzeitjobs ruinieren unregelmäßige Schichtpläne die Work-Life-Balance erheblich. Wenn sie die Kontrolle über ihre Arbeitszeit verlieren, müssen sie bald auf Arbeit verzichten, obwohl sie sich dieser Aufgabe widmen.
Darüber hinaus führt die körperliche Belastung im Laufe der Zeit zu schlechter Laune Ihrer überarbeiteten Mitarbeiter, ruiniert das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten.
Sie können sogar Arbeits- und Familienkonflikte haben, die zyklisch weiteren psychischen und emotionalen Stress und Beziehungsspannungen hinzufügen.
Da unregelmäßige Arbeitszeiten anhalten, werden Ihre Mitarbeiter körperlich und geistig ausgebrannt und unglücklich. Ihr schlechter Gesundheitszustand demotiviert Ihr Team, bei der Arbeit sein Bestes zu geben, Ihre Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen und Ihre potenziellen und zahlenden Kunden aktiv und mit Freude zu engagieren – was zu weniger Verkäufen und Konversionen und einer insgesamt geringeren Geschäftsleistung führt.
4. Hohe Mitarbeiterfluktuation
Angesichts des sich verschlechternden Wohlbefindens Ihrer Mitarbeiter und der zunehmenden Desengagement bei der Arbeit stehen die Chancen gut, dass sie bald ihre Kündigung einreichen, was Ihre Mitarbeiterfluktuation um ein Vielfaches erhöht.
Dies spiegelt die Unfähigkeit Ihres Unternehmens wider, Ihre Mitarbeiter aufgrund schlechter Planungsstrategien zu halten. Wenn diese Mitarbeiter für bestimmte Projekte oder einige ihrer wichtigen Aufgaben und Meilensteine verantwortlich sind, werden Sie und Ihre Vorgesetzten es schwer haben, das Programm abzuschließen und die Ergebnisse zu erreichen.
Eine weitere Folge einer geringen Mitarbeiterbindung ist, dass Sie bei Arbeitssuchenden und in der Öffentlichkeitsarbeit einen negativen Eindruck bekommen und darum kämpfen können, die besten Talente für die vakanten Positionen zu finden.
Wenn Sie eine hohe Personalfluktuation haben, schulen Sie auch ständig neue Mitarbeiter, was Betriebszeit, Produktivität und andere Ressourcen verbraucht, die Sie für die profitableren Teile Ihres Unternehmens hätten ausgeben können.
5. Erhöhte Kosten
Die schlechte Verwaltung Ihres Personaleinsatzplans hat seinen Preis. Zum Beispiel kann es Sie kosten, mittelständische Mitarbeiter zu ersetzen, die gekündigt haben, und neue Mitarbeiter zu schulen 20% ihres Jahresgehalts.
Wenn Ihre Manager beispielsweise rund 60,000 US-Dollar pro Jahr verdienen, können Sie 12,000 US-Dollar ausgeben, um einen Ersatz zu finden.
Auf der anderen Seite kostet Sie ein neuer hochrangiger Mitarbeiter rund 213 % des Jahresgehalts. Dies bedeutet, dass für eine C-Level-Führungskraft mit spezialisierter Ausbildung und hohen Löhnen, die jährlich 100,000 US-Dollar verdient, die direkten Kosten für die Ersetzung von Mitarbeitern 213,000 US-Dollar betragen.
Wenn uneinheitliche Überstundenplanung zu einem körperlichen Burnout führt, der zu Unfällen und Verletzungen führt, insbesondere an Ihrem Arbeitsplatz, kann Ihr Unternehmen auch medizinische und damit verbundene Gebühren übernehmen.
Sie können sich sogar mit Gerichtsverfahren und Geldstrafen und Gerichtskosten konfrontiert sehen, wenn Ihre Mitarbeiter Sie wegen Verstoßes gegen geltende Arbeitszeitregelungen verklagen.
Verhindern Sie, dass eine schlechte Personalplanung Ihr Geschäft ruiniert.
Eine inkonsistente Schichtplanung der Belegschaft ruiniert Ihre Workflow-Effizienz, das Wohlbefinden und die Leistung Ihres Teams, Ihr Ressourcenmanagement und Ihre Geschäftsziele. Unterschätzen Sie nicht die Trümmer, die dies anrichten kann. Identifizieren Sie die Lücken in Ihren rotierenden Schichtsystemen und arbeiten Sie so schnell wie möglich an deren Optimierung.
